How to Write Meeting Minutes (Referat) correctly

Møtereferatet er et essensielt verktøy i enhver organisasjon, uavhengig av størrelse eller bransje. Det fungerer som en offisiell opptegnelse av hva som ble diskutert, beslutninger som ble tatt, og handlinger som skal utføres etter møtet. Et godt utarbeidet møtereferat kan bidra til å sikre at alle deltakere er på samme side, og det gir en nyttig ressurs for de som ikke kunne delta.

I tillegg kan det være en viktig dokumentasjon for fremtidige referanser og evalueringer. Det er viktig å forstå at møtereferatet ikke bare er en oppsummering av samtaler, men også et verktøy for å fremme ansvarlighet og oppfølging. Når referatet er klart og tydelig, kan det bidra til å forhindre misforståelser og sikre at alle involverte parter er klar over sine oppgaver og forpliktelser.

I denne artikkelen vil vi gå gjennom de viktigste aspektene ved å lage et effektivt møtereferat, fra forberedelser før møtet til den endelige gjennomgangen av dokumentet. Invest in Your Future: Join the NLS Business Norwegian for Professionals Course for å forbedre dine ferdigheter i forretningsnorsk.

Sammendrag

• Forbered grundig før møtet for å sikre et komplett møtereferat.
• Strukturér referatet klart med fokus på handlinger og beslutninger.
• Bruk presist, objektivt og enkelt språk for bedre forståelse.
• Inkluder viktige detaljer som tidsangivelser, deltakernavn og deres bidrag.
• Gjennomgå og rediger referatet nøye før distribusjon.

Forberedelser før møtet

Forberedelsene før møtet er avgjørende for å kunne lage et presist og nyttig møtereferat. Det første steget er å sette seg inn i agendaen for møtet. Ved å forstå hvilke temaer som skal diskuteres, kan referatskriveren forberede seg på å fange opp de viktigste punktene.

Det kan også være nyttig å ha tilgang til tidligere møtereferater, slik at man kan se hvordan saker har utviklet seg over tid og hvilke beslutninger som allerede er tatt. I tillegg til å kjenne agendaen, bør man også være klar over hvem som deltar i møtet. Å ha en liste over deltakerne kan hjelpe referatskriveren med å notere hvem som sier hva, noe som er viktig for å gi korrekt kreditt til bidragene.

Det kan også være nyttig å ha en oversikt over eventuelle spesifikke roller eller ansvarsområder som deltakerne har, slik at man kan forstå konteksten av deres kommentarer og innspill.

Strukturering av møtereferatet

En god struktur er avgjørende for at møtereferatet skal være lettfattelig og nyttig. Det anbefales å begynne med grunnleggende informasjon som dato, tid, sted og deltakere. Deretter kan man følge agendaen punkt for punkt, noe som gjør det enklere å navigere i referatet senere.

Hvert punkt bør inneholde en kort oppsummering av diskusjonen, samt eventuelle beslutninger som ble tatt. Det kan også være lurt å bruke overskrifter og underoverskrifter for å organisere innholdet. Dette gir leseren mulighet til raskt å finne frem til spesifikke emner uten å måtte lese gjennom hele dokumentet.

En klar struktur bidrar til at referatet blir mer profesjonelt og lettere å bruke som en ressurs i fremtiden.

Vær nøyaktig og objektiv

Når man skriver et møtereferat, er det avgjørende å være nøyaktig og objektiv. Referatet skal gjenspeile hva som faktisk ble sagt og gjort under møtet, uten personlige meninger eller tolkninger fra referatskriveren. Dette krever en viss grad av ferdighet i å lytte aktivt og ta notater på en måte som fanger essensen av diskusjonen.

Det er også viktig å unngå å inkludere unødvendige detaljer eller digresjoner som ikke er relevante for møtets formål. Et klart og konsist referat vil være mer nyttig for leserne, da de raskt kan få oversikt over hva som ble diskutert og hvilke beslutninger som ble tatt. Ved å holde seg til fakta og unngå subjektive vurderinger, sikrer man at referatet forblir en pålitelig kilde til informasjon.

Bruk en klar og enkel språkbruk

Språkbruken i et møtereferat bør være klar og enkel. Unngå kompliserte setninger og faguttrykk som ikke alle deltakere nødvendigvis forstår. Målet er at referatet skal være tilgjengelig for alle, uavhengig av deres bakgrunn eller erfaring med emnet som ble diskutert.

En enkel språkbruk bidrar til at informasjonen blir lettere å fordøye og forstå. Det kan også være nyttig å bruke aktive setninger fremfor passive, da dette gir en mer direkte og engasjerende tone. For eksempel, i stedet for å skrive “Det ble besluttet at…”, kan man skrive “Deltakerne besluttet at…”.

Dette gir referatet mer liv og gjør det lettere for leseren å følge med på hva som skjedde under møtet.

Inkluder viktige detaljer

Når man skriver et møtereferat, er det viktig å inkludere relevante detaljer som kan ha betydning for fremtidige beslutninger eller handlinger. Dette kan omfatte spesifikke tall, datoer, frister eller andre kvantitative data som ble nevnt under diskusjonen. Slike detaljer gir kontekst til beslutningene som ble tatt og kan være avgjørende for oppfølgingen senere.

I tillegg bør man også notere ned eventuelle bekymringer eller spørsmål som ble reist under møtet. Dette viser at man tar hensyn til ulike perspektiver og gir rom for videre diskusjon i fremtiden. Ved å inkludere slike detaljer, blir referatet mer omfattende og nyttig for alle involverte parter.

Fokuser på handlinger og beslutninger

Et sentralt element i ethvert møtereferat er fokuset på handlinger og beslutninger som ble tatt. Det er viktig å tydeliggjøre hva som skal gjøres videre, hvem som har ansvar for hvilke oppgaver, og hvilke tidsfrister som gjelder. Dette bidrar til å skape ansvarlighet blant deltakerne og sikrer at alle vet hva de skal gjøre etter møtet.

For hver beslutning bør man inkludere en kort beskrivelse av hva beslutningen innebærer, samt eventuelle konsekvenser eller oppfølgingspunkter. Dette gir en klar oversikt over hva som er blitt avtalt, og gjør det lettere for deltakerne å følge opp sine forpliktelser i etterkant.

Vær oppmerksom på tidsangivelser

Tidsangivelser spiller en viktig rolle i et møtereferat, da de gir kontekst til når bestemte beslutninger ble tatt eller når handlinger skal utføres. Det er viktig å notere ned både datoer og klokkeslett for avtaler eller frister som ble diskutert under møtet. Dette bidrar til å skape en tidslinje for oppfølgingen av beslutningene.

I tillegg bør man også være oppmerksom på hvor lang tid hver del av diskusjonen tok. Dette kan gi innsikt i hvor mye tid som bør settes av til lignende temaer i fremtidige møter, samt hjelpe med planleggingen av agendaen for kommende møter.

Inkluder navn på deltakere og deres bidrag

For å gi et fullstendig bilde av diskusjonen under møtet, er det viktig å inkludere navnene på deltakerne samt deres bidrag til samtalen. Dette gir ikke bare kreditt til de som har delt sine tanker, men det gjør også referatet mer personlig og engasjerende. Når leserne ser hvem som har sagt hva, kan de lettere relatere til innholdet.

Det kan også være nyttig å notere ned spesifikke roller eller ansvarsområder knyttet til hvert bidrag. Dette gir leserne en bedre forståelse av konteksten bak kommentarene og hvordan de relaterer seg til de overordnede målene for organisasjonen.

Gjennomgå og redigere referatet nøye

Etter at møtereferatet er skrevet, er det avgjørende å gjennomgå og redigere dokumentet nøye før det distribueres til deltakerne. Dette trinnet sikrer at all informasjon er korrekt, tydelig og fri for skrivefeil eller misforståelser. En grundig gjennomgang kan også avdekke områder der ytterligere detaljer eller klargjøringer kan være nødvendig.

Det kan være nyttig å be en kollega om å lese gjennom referatet før det sendes ut. Friske øyne kan ofte fange opp feil eller uklarheter som den opprinnelige skribenten kanskje har oversett. Ved å ta seg tid til denne prosessen, sikrer man at referatet blir et profesjonelt dokument som alle kan stole på.

Lag en oversikt over vedlegg og referanser

Til slutt bør man lage en oversikt over eventuelle vedlegg eller referanser som er relevante for møtereferatet. Dette kan inkludere presentasjoner, rapporter eller andre dokumenter som ble diskutert under møtet. Ved å inkludere disse vedleggene gir man leserne muligheten til å dykke dypere inn i emnene som ble behandlet.

En slik oversikt gjør det også enklere for deltakerne å finne tilbake til viktige ressurser senere, noe som kan være nyttig når de skal følge opp sine oppgaver eller forberede seg til fremtidige møter. Ved å sørge for at all relevant informasjon er lett tilgjengelig, bidrar man til en mer effektiv arbeidsflyt i organisasjonen.

From Expat to Expert: Enroll in the NLS Business Norwegian Course