Videokonferanser har blitt en uunngåelig del av moderne kommunikasjon, spesielt i en globalisert verden der samarbeid på tvers av landegrenser er vanlig. Med den økende bruken av digitale plattformer for møter, er det viktig å mestre kunsten å kommunisere effektivt på engelsk, et språk som ofte fungerer som lingua franca i internasjonale sammenhenger. Videokonferanser gir en unik mulighet til å samhandle med kolleger, kunder og samarbeidspartnere, men de krever også en viss grad av forberedelse og bevissthet om hvordan man presenterer seg selv og sitt budskap.

Å delta i videokonferanser på engelsk kan være en utfordring for mange, spesielt for de som ikke har engelsk som morsmål. Det er derfor essensielt å forstå de ulike aspektene ved videokonferanser, fra valg av plattform til kroppsspråk og taletempo. I denne artikkelen vil vi utforske de viktigste elementene som bidrar til en vellykket videokonferanse, og gi deg verktøyene du trenger for å navigere i denne digitale kommunikasjonsformen med selvtillit. Ta din forretningsengelsk til et nytt nivå. Lær av ekspertene hos NLS Språkskole i Oslo. Meld deg på i dag!

Table of Contents

Sammendrag

Videokonferanser har blitt en viktig del av arbeidslivet, og det er viktig å være godt forberedt.
Velg en plattform som passer for ditt formål og dine behov, og test den på forhånd.
Forbered deg godt ved å ha en klar agenda, teste utstyr og sørge for at du har alt du trenger tilgjengelig.
God belysning og en ryddig bakgrunn kan bidra til å skape et profesjonelt inntrykk under videokonferansen.
Vær bevisst på kleskoden og kle deg passende for anledningen, selv om du er hjemme.

Velg riktig plattform for videokonferansen

Valg av plattform er en kritisk faktor for suksessen til enhver videokonferanse. Det finnes mange alternativer tilgjengelig, fra Zoom og Microsoft Teams til Google Meet og Skype. Hver plattform har sine egne funksjoner og begrensninger, så det er viktig å vurdere hva som passer best for dine behov.

For eksempel, hvis du planlegger å ha en stor gruppe deltakere, kan det være lurt å velge en plattform som støtter mange brukere samtidig uten å gå på bekostning av kvaliteten på video og lyd. I tillegg til antall deltakere, bør du også vurdere brukervennlighet og tilgjengelighet. Noen plattformer krever nedlasting av programvare, mens andre kan brukes direkte i nettleseren.

Det er også viktig å tenke på sikkerhet og personvern, spesielt hvis du skal diskutere sensitive emner. Å velge riktig plattform kan gjøre hele forskjellen mellom en produktiv samtale og en frustrerende opplevelse.

Forbered deg godt på forhånd

Forberedelse er nøkkelen til suksess i enhver videokonferanse. Det er viktig å sette av tid til å planlegge hva du skal si og hvordan du skal presentere det. Lag en agenda som skisserer hovedpunktene du ønsker å dekke, og del den med deltakerne på forhånd.

Dette gir alle muligheten til å forberede seg og bidra til diskusjonen. I tillegg kan det være nyttig å øve på presentasjonen din flere ganger før møtet, slik at du føler deg tryggere når du skal snakke. Teknisk forberedelse er også avgjørende.

Sørg for at utstyret ditt fungerer som det skal, inkludert kamera, mikrofon og internettforbindelse. Det kan være lurt å teste alt i god tid før møtet begynner, slik at du unngår tekniske problemer underveis. Jo bedre forberedt du er, desto mer fokusert kan du være på innholdet i møtet.

Sørg for god belysning og bakgrunn

Belysning og bakgrunn spiller en stor rolle i hvordan du blir oppfattet under en videokonferanse. Dårlig belysning kan gjøre det vanskelig for deltakerne å se ansiktet ditt, noe som kan føre til misforståelser og redusert engasjement. Ideelt sett bør du sitte i et rom med naturlig lys eller bruke kunstig belysning som lyser opp ansiktet ditt jevnt.

Unngå sterke lys bak deg, da dette kan skape silhuetter som gjør det vanskelig for andre å se deg klart. Bakgrunnen din bør også være profesjonell og fri for distraksjoner. En rotete eller uprofesjonell bakgrunn kan ta oppmerksomheten bort fra det du sier.

Hvis du ikke har et passende rom tilgjengelig, kan du vurdere å bruke virtuelle bakgrunner som mange plattformer tilbyr. Husk at det er viktig at bakgrunnen ikke tar fokus fra deg som taler.

Kleskoden for videokonferanser

Kleskoden for videokonferanser bør ikke undervurderes. Hvordan du kler deg kan påvirke hvordan andre oppfatter deg, selv om de bare ser deg gjennom en skjerm. Det er viktig å kle seg profesjonelt, selv om du jobber hjemmefra.

Dette viser respekt for deltakerne og gir et inntrykk av at du tar møtet seriøst. Velg klær som er passende for anledningen og som får deg til å føle deg komfortabel og selvsikker. Det kan også være lurt å ta hensyn til kulturen til deltakerne i møtet.

I noen kulturer er det mer vanlig med formelle klær, mens andre kan ha en mer avslappet tilnærming. Hvis du er usikker, er det alltid bedre å kle seg litt mer formelt enn nødvendig. Dette vil bidra til å skape et profesjonelt inntrykk og sette tonen for møtet.

Vær bevisst på kroppsspråk og ansiktsuttrykk

Kroppsspråk og ansiktsuttrykk er viktige elementer i kommunikasjon, selv når man deltar i videokonferanser. Selv om deltakerne ikke er fysisk til stede, kan de fortsatt oppfatte signaler fra ansiktet ditt og kroppsholdningen din. Sørg for å opprettholde øyekontakt med kameraet, da dette gir inntrykk av at du engasjerer deg med deltakerne.

Unngå å krysse armene eller ha en lukket kroppsholdning, da dette kan signalisere defensivitet eller manglende interesse. Det er også viktig å være bevisst på ansiktsuttrykkene dine. Smil når det er passende, og vis entusiasme når du snakker om emner som interesserer deg.

Dette vil bidra til å skape en positiv atmosfære under møtet og oppmuntre andre til å delta aktivt i diskusjonen.

Taletempo og tydelig uttale

Taletempo og tydelig uttale er avgjørende for effektiv kommunikasjon under videokonferanser. Når man snakker engelsk, spesielt hvis det ikke er ens morsmål, kan det være fristende å snakke raskt for å komme gjennom informasjonen. Imidlertid kan dette føre til at budskapet ditt blir uklart eller vanskelig å forstå for andre deltakere.

Prøv å snakke i et moderat tempo, slik at alle har tid til å følge med. Tydelig uttale er også viktig, spesielt når man diskuterer komplekse emner eller bruker fagterminologi. Ta deg tid til å artikulere ordene dine ordentlig, og unngå slang eller uformelle uttrykk med mindre det er passende for situasjonen.

Hvis du merker at noen har problemer med å forstå deg, vær villig til å gjenta eller omformulere setningene dine.

Aktiv lytting og deltakelse

Aktiv lytting er en essensiell ferdighet i enhver form for kommunikasjon, men den blir ofte oversett under videokonferanser. Det er lett å bli distrahert av andre oppgaver eller teknologi når man deltar i et virtuelt møte, men det er viktig å gi full oppmerksomhet til de som snakker. Vis at du lytter ved å nikke eller gi verbale bekreftelser når noen deler sine tanker.

Dette skaper en mer interaktiv atmosfære og oppmuntrer andre til å delta. Deltakelse i diskusjonen er også avgjørende for et vellykket møte. Still spørsmål, del dine egne perspektiver og vær villig til å bidra med ideer.

Dette viser at du er engasjert i samtalen og verdsetter andres meninger. Husk at videokonferanser ofte kan føles mindre personlige enn fysiske møter, så det er ekstra viktig å gjøre en innsats for å skape en følelse av fellesskap blant deltakerne.

Bruk av visuelle hjelpemidler og presentasjoner

Visuelle hjelpemidler kan være svært effektive under videokonferanser, da de bidrar til å illustrere poengene dine og holde deltakerne engasjerte. Bruk presentasjoner, diagrammer eller videoer for å støtte budskapet ditt og gjøre informasjonen lettere tilgjengelig. Når du bruker visuelle hjelpemidler, sørg for at de er klare og lettfattelige, slik at deltakerne kan følge med uten problemer.

Det er også viktig å huske på at ikke alle deltakere vil ha samme tekniske ferdigheter eller tilgang til teknologi. Sørg derfor for at visuelle hjelpemidler fungerer godt på den valgte plattformen, og vær beredt på å forklare innholdet grundig hvis noen har spørsmål eller trenger ytterligere forklaring.

Håndter eventuelle tekniske problemer profesjonelt

Tekniske problemer kan oppstå når som helst under en videokonferanse, så det er viktig å være forberedt på hvordan man håndterer dem profesjonelt. Hvis du opplever problemer med lyd eller bilde, prøv først å løse dem raskt ved å sjekke innstillingene dine eller be om hjelp fra deltakerne. Unngå panikk eller frustrasjon; hold deg rolig og fokuser på løsningen.

Hvis problemet vedvarer, vær ærlig om situasjonen og informer deltakerne om hva som skjer. Det kan være lurt å ha en backup-plan klar, for eksempel muligheten til å bytte til telefonkonferanse hvis teknologien svikter helt. Å håndtere tekniske problemer med ro og profesjonalitet vil bidra til å opprettholde tilliten blant deltakerne.

Oppsummering og oppfølging etter videokonferansen

Etter at videokonferansen er over, er det viktig å oppsummere hovedpunktene som ble diskutert og eventuelle beslutninger som ble tatt. Dette kan gjøres ved å sende ut et referat eller notater fra møtet til deltakerne. En klar oppsummering bidrar til å sikre at alle er på samme side og vet hva som forventes fremover.

Oppfølging etter møtet er også avgjørende for videre samarbeid. Hvis det ble avtalt spesifikke handlinger eller oppgaver under møtet, sørg for at disse blir fulgt opp i tide. Dette viser at du tar ansvar for dine forpliktelser og bidrar til et produktivt arbeidsmiljø.

For de som ønsker å forbedre sine engelskkunnskaper i forbindelse med videokonferanser og annen profesjonell kommunikasjon, tilbyr NLS Norwegian Language School i Oslo spesialiserte Business English-kurs. Disse kursene fokuserer på praktiske ferdigheter som kreves i næringslivet, inkludert effektiv kommunikasjon via videokonferanser. Med dyktige instruktører og et variert undervisningsopplegg gir NLS deg muligheten til å utvikle selvtillit i engelskspråklig kommunikasjon i profesjonelle settinger.

Enten du ønsker å forbedre din muntlige presentasjonsteknikk eller lære mer om kulturelle nyanser i internasjonal kommunikasjon, vil NLS sine Business English-kurs være et verdifullt verktøy for din karriereutvikling.

Meld deg på kurs i forretningsengelsk ved NLS Språkskole i Oslo.

Videokonferanser på engelsk: Slik fremstår du profesjonell og tydelig