Engelske telefonsamtaler kan være en utfordrende oppgave for mange, spesielt for de som ikke har engelsk som morsmål. I en globalisert verden er det imidlertid avgjørende å kunne kommunisere effektivt over telefonen, enten det er i en profesjonell setting eller i hverdagen. En telefonsamtale krever ikke bare språklige ferdigheter, men også evnen til å lytte aktivt og respondere på en passende måte.

I denne artikkelen vil vi utforske ulike aspekter ved engelske telefonsamtaler, fra forberedelse til avslutning, og gi deg verktøyene du trenger for å bli mer selvsikker i slike situasjoner. Det er viktig å forstå at en telefonsamtale kan være forskjellig fra ansikt-til-ansikt kommunikasjon. Uten visuelle ledetråder må man stole mer på tonefall, ordvalg og setningsstruktur for å formidle budskapet sitt.

Dette kan være en kilde til stress for mange, men med riktig forberedelse og øvelse kan man mestre kunsten å føre en telefonsamtale på engelsk. Ta din forretningsengelsk til et nytt nivå. Lær av ekspertene hos NLS Språkskole i Oslo. Meld deg på i dag!

Table of Contents

Sammendrag

Introduksjon til den engelske telefonsamtalen
Forberedelse før samtalen
Vanlige fraser og uttrykk for å starte samtalen
Hvordan presentere deg selv på en profesjonell måte
Å stille spørsmål og be om informasjon

Forberedelse før samtalen

Før du tar telefonen, er det avgjørende å forberede seg godt. Dette innebærer å ha klart for seg hva samtalen skal handle om, og hvilke mål du ønsker å oppnå. Lag en liste over punkter du ønsker å ta opp, og skriv ned eventuelle spørsmål du måtte ha.

Dette vil ikke bare hjelpe deg med å holde fokus under samtalen, men også gi deg mer selvtillit når du snakker. I tillegg til å ha en klar agenda, er det også lurt å gjøre seg kjent med terminologien som er relevant for emnet. Hvis du for eksempel skal diskutere et prosjekt på jobben, bør du være komfortabel med de spesifikke begrepene som brukes i bransjen.

Å ha denne kunnskapen vil gjøre det lettere å følge med på samtalen og bidra til at du fremstår som profesjonell og kompetent.

Vanlige fraser og uttrykk for å starte samtalen

Når du har forberedt deg, er neste steg å starte samtalen. Det finnes flere vanlige fraser og uttrykk som kan hjelpe deg med å åpne samtalen på en høflig og profesjonell måte. For eksempel kan du begynne med «Hello, this is [navnet ditt] from [firmaet ditt].» Dette gir den andre personen en klar forståelse av hvem du er og hvorfor du ringer.

Det er også viktig å etablere en god tone tidlig i samtalen. Du kan bruke uttrykk som «I hope you are doing well» eller «Thank you for taking the time to speak with me today.» Slike fraser bidrar til å skape en vennlig atmosfære og viser at du setter pris på den andres tid.

Hvordan presentere deg selv på en profesjonell måte

Når du presenterer deg selv, er det viktig å være klar og konsis. Start med navnet ditt, etterfulgt av din stilling og firmaet du representerer. For eksempel: «My name is [navnet ditt], and I am the [stillingen din] at [firmaet ditt].» Dette gir den andre personen all nødvendig informasjon om hvem du er og hvilken rolle du har.

Det kan også være nyttig å inkludere en kort setning om hva samtalen handler om. For eksempel: «I am calling to discuss [emnet].» Dette gir konteksten for samtalen og gjør det lettere for den andre personen å forstå hva de kan forvente.

Å stille spørsmål og be om informasjon

Under samtalen vil det ofte være nødvendig å stille spørsmål eller be om informasjon. Det er viktig å formulere spørsmålene dine på en klar og direkte måte. Bruk åpne spørsmål som begynner med «What,» «How,» eller «Can you explain…» for å oppmuntre til mer utfyllende svar.

For eksempel: «Can you explain the process for submitting the report?» Dette gir den andre personen muligheten til å gi deg detaljert informasjon, noe som kan være nyttig for deg i videre diskusjoner. Husk også å lytte aktivt til svarene deres, og vær klar til å følge opp med ytterligere spørsmål hvis noe er uklart.

Håndtering av misforståelser og uklarheter

Misforståelser kan oppstå i enhver samtale, spesielt når man kommuniserer på et annet språk. Hvis du merker at noe ikke gir mening eller at du ikke forstår hva den andre personen sier, er det viktig å ta tak i dette umiddelbart. Du kan si noe som: «I’m sorry, but I didn’t quite catch that.

Could you please repeat it?» Dette viser at du er engasjert i samtalen og ønsker å forstå. Det kan også være nyttig å oppsummere det du har hørt for å bekrefte at du har forstått riktig. For eksempel: «So if I understand you correctly, you are saying that…?» Dette gir den andre personen muligheten til å korrigere eventuelle misforståelser før de blir større problemer.

Å avslutte samtalen på en høflig måte

Når samtalen nærmer seg slutten, er det viktig å avslutte på en høflig måte. Du kan oppsummere hovedpunktene fra samtalen for å sikre at dere begge er på samme side. For eksempel: «To summarize, we have agreed on…» Dette gir klarhet og bekrefter at dere har hatt en produktiv samtale.

Avslutt deretter med en vennlig bemerkning, som «Thank you for your time today» eller «I appreciate your help.» Dette etterlater et godt inntrykk og viser at du verdsetter den andres bidrag.

Tips for å forbedre din engelske telefonsamtaleferdigheter

For å bli bedre i engelske telefonsamtaler, er det flere strategier du kan bruke. Først og fremst, øv regelmessig. Jo mer du praktiserer, desto mer komfortabel vil du bli med språket og formatet av telefonsamtaler.

Du kan øve med venner eller kolleger, eller til og med spille inn deg selv mens du simulerer en samtale. En annen nyttig strategi er å lytte til engelske telefonsamtaler eller podcaster som fokuserer på kommunikasjon. Dette vil hjelpe deg med å bli kjent med naturlig språkbruk og uttrykk som ofte brukes i slike situasjoner.

Noter deg fraser eller ord som fanger oppmerksomheten din, og prøv å bruke dem i dine egne samtaler.

Vanlige feil å unngå under en engelsk telefonsamtale

Det finnes flere vanlige feil som folk ofte gjør under engelske telefonsamtaler. En av de mest utbredte feilene er å snakke for raskt. Når man er nervøs, kan man ha en tendens til å snakke raskere enn normalt, noe som kan gjøre det vanskeligere for den andre personen å forstå deg.

Ta deg tid til å snakke klart og tydelig. En annen vanlig feil er mangel på aktiv lytting. Det er lett å bli så fokusert på hva man selv skal si at man glemmer å lytte til den andre personen.

Sørg for å gi dem tid til å snakke uten avbrytelser, og vis interesse ved å stille oppfølgingsspørsmål basert på det de sier.

Å uttrykke bekymringer og be om klarhet

Når man kommuniserer over telefonen, kan det være situasjoner der man må uttrykke bekymringer eller be om klarhet. Det er viktig å gjøre dette på en respektfull måte. Du kan si noe som: «I have some concerns regarding…» eller «Could you clarify what you meant by…?» Dette viser at du tar samtalen seriøst og ønsker å sikre at alt er klart.

Å være tydelig om bekymringene dine kan også bidra til å bygge tillit mellom deg og den andre personen. Det viser at du er villig til å ta opp vanskelige emner på en konstruktiv måte.

Øvingsoppgaver for å forbedre dine ferdigheter i engelske telefonsamtaler

For å styrke ferdighetene dine i engelske telefonsamtaler, kan du gjennomføre ulike øvingsoppgaver. En effektiv øvelse er rollespill der du simulerer telefonsamtaler med en partner. Dere kan bytte roller slik at begge får muligheten til både å lede samtalen og svare på spørsmål.

En annen nyttig øvelse er å transkribere korte telefonsamtaler fra filmer eller podcaster, og deretter øve på dem høyt. Dette vil hjelpe deg med uttale og flyt, samtidig som du blir mer kjent med naturlig språkbruk. For de som ønsker mer strukturert læring, tilbyr NLS Norwegian Language School i Oslo spesialiserte Business English-kurs som fokuserer på kommunikasjon i profesjonelle settinger, inkludert telefonsamtaler.

Disse kursene gir deltakerne muligheten til å utvikle sine språklige ferdigheter i et støttende miljø, med fokus på praktiske situasjoner som de vil møte i arbeidslivet. Ved NLS får studentene tilgang til erfarne lærere som kan gi personlig veiledning og tilbakemelding, noe som gjør læringsprosessen mer effektiv. Enten du ønsker å forbedre dine generelle engelskkunnskaper eller spesifikt fokusere på telefonsamtaler i en forretningskontekst, vil NLS sine kurs gi deg verktøyene du trenger for suksess.

Å mestre engelske telefonsamtaler åpner dører til nye muligheter både personlig og profesjonelt. Med riktig forberedelse, øvelse og støtte fra NLS Norwegian Language School vil du kunne kommunisere mer effektivt over telefonen og føle deg tryggere i enhver situasjon.

Meld deg på kurs i forretningsengelsk ved NLS Språkskole i Oslo.

Mestre den engelske telefonsamtalen: Nyttige fraser og tips